Dette system er en udvidelse af det gruppedannelsessystem jeg har anvendt ved to årlige gruppedannelser på først studieår siden 2012. Systemet gør det muligt for de studerende at registrere et ønske om projektvalg, som samtidigt gøres tilgængelig for andre studerende på uddannelsen. Systemet bruges i tidsperioden efter den fælles introduktion af semestret til og med den fysiske gruppedannelse (som kan gennemføres i et auditorium eller virtuelt via systemet). Brug af systemet skaber transparens i gruppedannelsen, så alle studerende og vejledere har mulighed for at følge med i fordelingen af studerende på de forskellige projektforslag. Systemet skaber også et godt udgangspunkt for selve den fysiske gruppedannelse, fordi mange grupper direkte kan aflæses af systemets data.

Systemet er tilgængelig for alle interesserede på dette link:

• https://laml.cs.aau.dk/cgi-bin/grouping3/get/grouping-start.cgi

Gruppedannelse kan foregå på mange forskellige måder. Dannelse af projektgrupper ved semesterstart på Aalborg Universitet har en del fælles kendetegn, men også forskelligheder. I den følgende video fortæller jeg om den gruppedannelsesmodel, som indeværende system er baseret på.

Systemet består af fire dele:

1. Opsætning af en gruppedannelse, via angivelse af en række parametre.
2. De studerendes valg af et projektemne ud fra en given opsætning, der er foretaget af koordinatoren.
3. Selve gruppedannelsen, som er delvist automatiseret ud fra de studerendes valg i punkt 2.
4. Administrativ påsætning af vejledere og grupperum, og dannelsen af gruppesedler.

Hvert af systemets fire dele er beskrevet i separate videoer. Den første beskriver hvordan koordinatoren sætter et projektvalg og en gruppedannelse op (december 2020 version):

Den næste video viser hvordan de de studerende kan benytte systemet i den fase, hvor de vælger et projektemne:

Denne tredje video viser hvordan gruppedannelsen kan gennemføres ud fra de studerendes valg af projektemne, som en fysisk eller delvis virtuel proces (december 2020 version):

Den sidste video viser hvordan koordinator og semestersekretæren kan håndtere de afsluttende administrative detaljer inden for rammerne af systemet:

Projektvalgs- og gruppdannelsessystemet har følgende funktionaliteter (i 2020 udgaven):

• Login via AAU single sign-on.
• Web-baseret definition og opsætning af et projektvalg og gruppedannelse, herunder projektemner, studerende der indgår i gruppedannelsen, vejledere, grupperum mv.
• Undersøttelse af vilkårlig mange forskellige gruppedannelser, som kan gennemføres og håndteres simultant.
• En side til registrering af projektinteresse (valg af foreløbigt projektemne, som har mest interesse). Der kan også indtastes en kommentar, AAU kortnummer og interesse for styringsgruppearbejde (afhængig af opsætningen). Den studerende kan indtaste et såkaldt gruppemærke på et eller andet tidspunkt i processen. Gruppemærket skal aftales mundtligt (eller på anden vis) blandt studerende. Studerende med det samme gruppemærke præsenteres sammen (med en bestemt farve), for at indikere at de har et ønske at være i samme gruppe. Gruppemærket kan tilføjes, ændres eller slettes på et vilkårligt tidspunkt før en angiven deadline. Ved at genregistrere en en ny projektinteresse slettes den gamle registrering automatisk.
• En mulighed for at vælge hvilken gruppe man var med i på forrige semester. Dette bruges kun i de gruppedannelser, hvor der er begrænsninger, som knytter sig til forrige semesters gruppedannelse. Systemet medvirker pt. ikke til håndhævelse af sådanne begrænsninger.
• En oversigt over samtlige projektvalg disponeret efter projektemne. På siden sorteres de studerende efter gruppemærke, og de studerendes kommentarer kan vises.
• Automatisk gruppedannelse ud fra gruppemærker. Koordinator kan vælge at danne "store grupper" (grupper mellem et valgt minium og maksimum antal deltagere) ud fra gruppemærkerne.
• Mulighed for individuel e-mail notifikation om status af gruppedannelsen.
• Manuel overførelse af (ikke-grupperede) studerende til eksisternede eller til nye grupper
• Redigering af grupper. Tilføjelse af nye medlemmer; Sletning af medlemmer; Flytning af medlemmer til en anden grupper; Justering gruppens projektemne.
• Færdiggørelse af gruppedannelen på virtuel vis, ved at de resterende studerende tilmelder sig en eksisterende gruppe, som endnu ikke er fyldt op).
• En beskedmulighed, hvor man let og hurtigt kan sende en besked til udvalgte studerende som har interesse i samme forslag som man selv har valgt. Et projektvalg kan sættes med eller uden denne facilitet.
• Påsætning af vejledere og grupperum.
• Dannelse af printbare gruppedannelsessedler.
• Automatisk lukning af systemet når en fastsat deadline overskrides. Dermed bliver data fra systet utilgængelige.

Jeg har lang tids positiv erfaring med den del af systemet som understøtter de studerendes valg af projektemne, herunder brug af gruppemærker. De andre dele af systemet er lavet i foråret 2020, og de blev anvendt første gang på P1 gruppedannelsen på DAT1 og SW1 semestrene. Vi oplevede nogle problemer med serverperformance, som jeg efterfølgende har forsøgt at imødegå. Den største ændring, udført efter P1 i efteråret 2020, er muligheden for at udsende emails om status af gruppedannelsen (som baseret på gruppemærkerne). Der er også indført en pause periode lige efter deadline, hvis længde varierer en smule for de studerende på semestret. Disse tiltag vil forhåbentligt betyde, at der ikke opstår tidspunkter med for stor belastning af serveren.

Det er principielt muligt for alle koordinatorer, som har et ønske og behov, at sætte et projektvalg og en gruppedannelse op. Dette dog under forudsætning af at ønskerne følger samme model for projektvalg og gruppedannelse, som beskrevet ovenfor.

Hvis gruppedannelsen foretages hurtigt og effektivt (f.eks. i løbet af blot én dag) er det vigtigt at alle involverede har godt overblik over processen. Det er en klar fordel hvis de studerende har tidlig adgang information om andre studerende, der har interesse for samme projektemne, som de selv er interesseret i. Når selve gruppedannelsen starter giver systemet en klar indikation af de grupper, som reelt allerede er dannet, og som dermed kan laves hurtigt og automatisk. Dermed hjælper data og oversigter fra systemet til en forholdsvis hurtig afvikling af den faktiske (fysiske) gruppedannelse.

Systemet forhindrer ikke at nogle få studerende bliver "tabere i gruppedannelsen". Sådanne studerende bliver enten ikke registreret, eller de bliver så sent registreret at deres gruppe-valgmuligheder er begrænsede. Uanset værktøj og proces er det svært at forhindre at de "hurtige studerende" finder sammen i en gruppe med det påkrævede antal deltagere, og dermed gør det svært for de "langsommere studerende" at finde en gruppe, hvor der er plads.

Jeg planlægger selv at bruge det nye system i fremtidige gruppedannelser hvor jeg er semesterkoordinator. Det vil også være interessant at få bredere erfaring med systemet.